做過行政的小伙伴幾乎都遇到這種情況,將一個Excel空表發給同事,結果收上來卻填寫得亂七八糟。
除了后期繁重的統計分析外,改錯也要浪費很多時間,怎樣才能解決掉這個難題呢?
1. 數據有效性
“數據有效性”可以規避掉很多前端錄入不規范的問題。以“年齡”為例,首先選中要處理的單元格,點擊“數據”→“數據工具”→“數據驗證”,將“允許”值修改為“整數”,再將“最小值”和“最大值”分別設為“0”和“100”(即考慮年齡永遠不會超過這兩個數)。
點擊確定后,該字段就會只接收0~100之間的數字,其它數值無法輸入。
類似的,日期、時間、固定長度文本(如行動電話號錄入,避免用戶漏輸個別數字)等,也可以利用這項功能來規范。
設置“數據有效性”
2. 善用“序列”
如果要輸入的內容重復率高,且比較統一(比如部門、職務等),那么就可以考慮“序列”功能。
依舊先選擇要處理的單元格,點擊“數據”→“數據工具”→“數據驗證”。
將“允許”值修改為“序列”,再將默認選項依次填寫到下方“來源”區(以英文逗號分隔),
經此處理后,除了能規避掉不規范的輸入所帶來的種種錯誤,還能在輸入時自動生成下拉菜單,提高用戶的錄入體驗,
通過“序列”功能,除了降低輸入錯誤,還能生成一個小菜單
3. 預設字段格式
輸入日期時,有人會習慣“2021/02/04”這樣的標準格式,當然更多的人會采用看上去更簡單的“2-4”,
想讓字段看起來更整齊,只要先將單元格類型修改為“日期”,然后再挑選一個日期樣式,
后期無論哪種輸入習慣,Excel都會自動統一到預設好的樣式,
除了日期格式外,我們也會利用這項功能約束金額格式,比如是否添加貨幣符?小數點后保留幾位?便是日常中比較常見的幾種做法。
預設字段格式
4. 保護公式
如果沒有為公式添加保護,要么公式被覆蓋,要么被無意間篡改,進而產生很多奇怪的錯誤,解決方法是:Ctrl+A全選整個表格,右擊“設置單元格格式”→“保護”,取消“鎖定”前面的復選框。
接下來只選中帶公式的單元格,再次右擊“設置單元格格式”→“保護”,勾選“鎖定”前面的復選框,
這一取一勾之間,便設好了帶公式單元格的只讀屬性,最后點擊“審閱”→“保護”→“保護工作表”→“確定”,使設置生效,后續就不用擔心公式會在錄入中被覆蓋了。
內置公式的單元格,可通過“鎖定”進行保護
5. 只能修改自己的區域
如果表格需要在多個部門間流轉,就要考慮如何避免后填寫的內容不會覆蓋掉前面的內容,這里推薦大家使用Excel的“區域權限編輯”,
該功能位于“審閱”→“保護”→“允許編輯區域”,作用是為不同的單元格區域設置密碼,從而區分不同人(或部門)的編輯權限。
使用前還是先選好一個區域,點擊進入“允許編輯區域”面板,為第一個部門(人)建立可編輯權限及密碼,
然后點擊“新建”,再選擇一個新的范圍及密碼,為第二個部門(人)建立編輯區,以此類推完成其他部門(人)的設置,最后點擊左下角“保護工作表”使設置生效,
這樣當表格下發后,每個人就只能在自己的區域進行編輯,其他區域由于密碼不對而無法編輯,從而避免了將別人資訊誤刪除的尷尬,
只能編輯屬于自己的區域
6. 利用WPS的云表格解決
除了Excel以外,WPS的云表格功能也能實現上述目的,具體方法和Excel類似,首先選中要設置的區域,點擊“協作”→“區域權限”。
不同之處在于,Excel是通過密碼進行確權,完成后需要建表者將密碼告知每一位用戶。
WPS則是通過賬號確權,使用者只要登入自己的賬號,即可自動獲取屬于自己的編輯權限。
除此之外,WPS還支持多人協作,工作效率也要比Excel更高一些,
WPS云表格中的區域權限,區別是使用賬號確認權限,而非密碼
7. 利用WPS云表單解決
除了云表格外,WPS還支持一項云表單功能,更加適合數據采集。
與云表格不同,云表單呈現在使用者面前的是一個單一記錄。
除了無法看到其他人填寫的資訊外,建表者還能借助表單內置的功能模塊,實現性別、行動電話號、日期的字段有效性管理(類似于Excel數據有效性),
此外云表單支持“選填”/“必填”,也可限制填寫者是否能夠重復填寫,
提交后的數據會被自動整理到WPS云表格中,行動電話與PC端同時錄入,也算是它的另一大特色了,
在線表單更適合數據采集,避免了資訊泄露
采集到的數據自動整理到表格
寫在最后
表格處理中的數據有效性,已經是老生常談了。在單機時代,我們的選擇并不多,但隨著云表格、云表單的加入,如今數據收集已經變得越來越容易,上述幾個方法各有利弊,并不能簡單地說某一個方法就是最好的,只有選擇最適合的,才是最好的。好了,這就是本期要和大家分享的幾個小技巧,如果感覺今天的內容對您有所幫助,就請給小編點個贊吧!